На рубеже XIX-XX вв каждая фирма, занимавшаяся производством бумажных листов, выпускала бумажные листы собственного, особого формата поскольку единых стандартов на размеры бумажных листов для делопроизводства не существовало. Но потребность в наличии такого стандарта с каждым годом становилась все очевиднее.
Проблема заключалась в том, что далеко не сразу удалось найти оптимальную форму (соотношение длин сторон) для обычного прямоугольного листа бумаги. Попытки воспользоваться пришедшим из эпохи возрождения правилом «золотого сечения» где стороны листа выдерживались в пропорции 1/1,618, не привели к положительному результату, потому, что когда такой лист складывали в два раза, получавшиеся в результате страницы оказывались очень непрактичными и непривлекательными внешне. Поэтому листы такими пропорциями было неудобно использовать в делопроизводстве и/или полиграфии.
Выход предложил В. Портсманн (немецкий ученый и инженер, участвовавший в создании системы DIN). Он использовал одну известную математическую закономерность. По ней прямоугольники со сторонами, длины которых соотносятся между собой, как единица к корню квадратному из двух, при разделении пополам (или складывании вдвое) дают прямоугольные листы меньшего размера, но с точно таким же соотношением длин сторон. Он предложил эталонный стандарт бумажного листа, который должен был иметь площадь ровно в 1 кв. м., а длины его сторон должны были соотноситься руг к другу в пропорции 1: 1,4142.
Это предложение вошло в общий пакет Германских стандартов, проект которого был опубликован 18.08.1922 г. Эталонный формат бумажного листа получил маркировку А0. Если такой лист разрезали на две части, то получалось два листа А1. Каждое следующее разделение листа пополам добавляло к цифре на маркировке получившегося формата единицу. Так, формат А2 представляет собой 1?4 от листа А0, а наиболее распространенный в офисном делопроизводстве формат А4 – 1/16 часть листа базового формата А0.
Сейчас помимо основного формата бумажных листов «А» используется и несколько вспомогательных, так линейка форматов с маркировкой «В» применяется в отношении конвертов.
Предложенный В. Портсманном принцип стандартизации размеров и формы бумажных листов оказался очень удобен и быстро распространился по всему миру. Под листы такого формата начали выпускать оргтехнику и канцелярские принадлежности (пишущие машинки, папки для подшивания документов и т.д.). Сейчас он является официальным форматом ООН. Правда, в отдельных странах, где преобладает дюймовая система мер (США, Канада) используются другие стандарты форматирования бумажных листов.